Mit Power Automate lassen sich gesamte Business Prozesse mittels Workflows digitalisieren. Deterministische Standardabläufe und Aktionen lassen sich damit sehr gut und relativ einfach automatisieren. Wie bei Power Apps, bietet Microsoft auch hier eine breite Palette von vorgefertigten Lösungen an. Es bietet sich an, ein sehr ähnliches Template als Basis für die Weiterentwicklung zu nehmen. Workflows werden durch sogenannten Trigger ausgelöst und durchlaufen in der Folge verschiedene Funktionen, falls gewünscht auch mit eingebauten Bedingungen und/oder Schleifen. Durch die Integration in der Power Plattform können eine Vielzahl von Umsysteme mit Workflows interagieren, und so als Auslöser und Datenquelle aber auch als Datenempfänger agieren.
Lösungen:
Ziel: Die händische Rechnungsverarbeitung von regelmässigen Rechnungssteller soll automatisiert werden, so dass nach der Rechnungs-Validierung & -Freigabe die Daten ins Zahlungssystem überführt und damit für den Zahlungslauf bereitgestellt sind.
Die Lösung umfasst 3 Workflows:
- Rechnungsempfang und Triagieren
Rechnungen erreichen als PDF Anhänge die Mail-Inbox, werden triagiert und die Anhänge in einer SharePoint Library gespeichert. - Rechnung auslesen und für Validierung bereitstellen
Neue PDF Anhänge werden über eine AI Logik ausgelesen, in Datenfelder abgefasst und in eine SharePoint Liste übertragen - Rechnungsfreigabe und Übertragung ins Zahlungssystem
Neue Rechnungsdaten in der SharePoint Liste werden in einer App zur Validierung / Korrektur / Anpassung vorgeführt und freigeben. Im Anschluss daran werden diese an das Zahlungssystem übertragen.
Mittlere Flow:
Die Lösung ist weiter ausbaubar, so kann man in der Validierung eine Zuordnung zu einem Projekt oder Auftrag automatisch oder händisch vorsehen. Ebenfalls steht eine automatische Überführung der PDF-Dokumente in ein elektronisches Auftragsdossier noch aus.
Hinweis:
Anstelle von SharePoint können auch andere Datenbasen wie Dataverse oder SQL eingesetzt werden. Wir beraten Sie gerne.
Gerne Unterstützen wir Sie bei der Digitalisierung mittels MS Power Plattform.